Você é um dispatcher? Nesse caso, uma de suas principais tarefas ao organizar o trabalho da equipe de campo é precisamente a atribuição apropriada de tarefas entre a equipe de trabalho disponível. O SLA (contrato de nível de serviço) do cliente, proximidade, especialização do profissional exigido e, claro, a disponibilidade do recurso, são variáveis que devem ser combinadas com inteligência e bom senso antes de qualquer atribuição. Nesse sentido, as soluções de Field Service Management, como o Task4Work, oferecem muito do trabalho realizado.
A chave é otimizar os tempos, sem prejuízo da qualidade necessária do atendimento ao cliente. É uma questão de maximizar o número de tarefas que cada técnico é capaz de executar, reduzindo o tempo de resolução. Tudo isso melhora o atendimento ao cliente, que é o objetivo final, tanto na atração de novos clientes quanto na sua fidelização.
Mas como todos sabemos, por mais que pretendemos organizar o trabalho no início de cada dia, existem fatores externos que também influenciam e dos quais devemos estar cientes:
- Gerenciar clientes com problemas urgentes e chamadas de última hora.
- Evite problemas de tráfego, com sistemas de navegação integrados e preparados para isso.
- Leve em consideração cancelamentos inesperados de clientes.
- Ajuste rapidamente para acomodar as visitas de serviço quando outros durarem mais do que o estimado.
- Combine a disponibilidade real dos técnicos com a incidência de possíveis acidentes de trabalho e/outro fatores.
Diante de tudo isso, é vital poder recuperar ou reduzir os minutos perdidos de programação adicionados ao longo do dia, mantendo a eficiência operacional do sistema.
Como seremos capazes de planejar as tarefas e organizar para que possamos reagir rapidamente?
Três modalidades complementares: semi-automática, manual e automática
É claro que, à medida que os negócios crescem, a utilização de ferramentas informáticas especializadas em serviços de campo é essencial para lidar com essa tarefa tão importante. Deixando para trás os cadernos, planilhas de Excel com tabelas vinculadas e quadrantes mais ou menos elaborados, e nossa capacidade de memória.
Ciente dessa necessidade, nossa ferramenta de Field Service Management, Task4Work, possui três modalidades de atribuição de tarefas, além de um ambiente de trabalho fácil de aprender e super ágil, suportado por funções de arrastar e soltar (drag & drop) para otimizar ainda mais a utilização.
- Atribuição Semi-automática: O dispatcher pode estabelecer certos critérios para atribuir tarefas (disponibilidade, turno de trabalho, conhecimento técnico ou segmentação), e a ferramenta sugere os técnicos mais adequados, classificados por proximidade geográfica e tempo de viagem.
- Atribuição Manual: Simplesmente arrastando e soltando, a produtividade dos trabalhadores pode ser maximizada através da atribuição fácil de tarefas, com cálculo em tempo real dos tempos de viagem, visualização de rotas e modificação dessas rotas para otimizar os tempos.
- Atribuição Automática: Possui um motor de atribuição com regras que podem ser adaptadas a cada negócio, para que os dispatchers possam se envolver em tarefas que realmente agregam valor.
Tudo isso reduz a lentidão dos processos de atribuição e a redução de erros de alocação, que sem dúvida teriam um impacto negativo nos seus negócios.
Uma programação inteligente aumenta a produtividade e reduz custos
Esses são alguns dos benefícios derivados do uso de tecnologias inteligentes de agendamento de tarefas, disponíveis no Task4Work:
- Melhora a precisão no gerenciamento de compromissos, mantendo conformidade dos SLAs.
- Controle em tempo real da atividade da organização. Trabalho em andamento e pendente, bem como disponibilidade do trabalhador.
- Ferramentas de programação de técnicos, peças e ativos.
- Programação de trabalho segmentada (partes, equipes, colaboradores).
- Disponibilidade de informações e coleta de dados em tempo real através de dispositivos móveis para técnicos.
- Geoposicionamento, para visibilidade do próximo trabalho e do restante das tarefas atribuídas.
- Automação de atribuição de formulários a tarefas através de programação
- Otimização da programação baseada em Inteligência Artificial (IA)
- Monitoramento com relatórios de conformidade e desempenho do cronograma, que podem ser explorados usando ferramentas de Business Intelligence.
Com o Task4Work, os dispatchers podem usar ferramentas analíticas, bem como obter relatórios para avaliar o desempenho e fazer os ajustes necessários, tomando as melhores decisões em tempo real.
Se você estiver interessado em conhecer mais detalhadamente e experimentar sem compromisso o Task4work, nossa solução de nuvem nativa que não requer investimento na sua própria infraestrutura para inicialização rápida, entre em contato conosco e poderá ver como ela pode contribuir para melhorar a lucratividade de seus negócios.
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