Avant de choisir et de mettre en œuvre une solution de gestion des services de terrain dans une organisation, il convient de suivre une série d’étapes. Voici 10 pistes qui peuvent être la clé du succès.
Lorsque nous changeons de solution FSM (Field Service Management) ou gestion des services de terrain ou bien que nous commençons à en utiliser une pour la première fois, nous nous livrons à un exercice d’analyse fondamental afin que les changements à mettre en œuvre au sein de l’organisation soient un véritable succès.
Nous vous proposons dix réflexions qui vous aideront sans doute dans votre processus de sélection.
1. Établissez une liste des besoins et renseignez-vous bien sur les fonctionnalités que contient la solution.
2. Vous êtes-vous assuré que vos besoins de mobilité soient couverts ? Misez sur une solution dont la mobilité est au cœur de votre stratégie ! Des outils qui travaillent en temps réel et qui permettent d’optimiser votre travail et d’offrir des résultats sur le moment, où que vous vous trouviez.
3. Les données que vous offre l’outil sont primordiales. Vérifiez avec votre consultant que votre outil et sa mise en œuvre vont vous apporter l’information nécessaire et que les tableaux de commandement sont à la hauteur de l’analyse dont vous avez besoin.
4. Alignez vos objectifs organisationnels sur ceux de la solution, en les communiquant au fournisseur à chaque phase de la mise en œuvre. Il vous sera ainsi plus facile d’optimiser vos processus, ce qui est le but ultime de la solution.
5. Élaborez un budget réel au moment d’aborder le projet. Pour ce faire, nous vous recommandons de bien étudier la politique de prix, vos besoins et de ne pas hésiter à poser des questions concernant les coûts établis pour les services, les coûts de licence, de modules additionnels, de configuration, de maintenance, d’actualisations, de support, bourse d’heures, etc.
6. Comparez les coûts de la solution avec les bénéfices qu’elle peut vous apporter. Si la solution est bien conçue, les bénéfices sont en général considérables.
7. Votre solution de gestion des services de terrain est-elle adaptée? Ou est- elle « adaptable » aux besoins concrets de votre secteur et de votre entreprise ? Certaines organisations et industries requièrent des caractéristiques spéciales ou des solutions pouvant s’adapter à leurs processus. C’est pourquoi, si nous connaissons avec exactitude les besoins et que nous nous assurons que la solution que nous allons mettre en œuvre peut les couvrir nous éviterons ainsi de futurs problèmes. S’il existe des références d’autres entreprises de notre secteur ou des similitudes avec d’autres clients de la solution, vous pouvez les demander pour avoir quelques pistes.
8. Si ces changements s’avèrent plus étendus et que la solution requiert des personnalisations allant au-delà de la configuration, il est important d’en tenir compte dès le début. Vous devez le considérer au moment de la mettre en pratique, lorsque vous analysez les coûts ainsi que les délais. Si vous déterminez tous ces aspects dès le début, vous rendrez le processus plus agile et vous améliorerez les résultats.
9. Renseignez-vous bien sur les processus après-vente, et plus particulièrement sur les détails concernant la configuration, l’installation sur les machines des utilisateurs, les processus de mise à jour des versions, de formation des utilisateurs… Tout cela est vital pour la réussite de votre projet, et c’est pourquoi il est primordial que vous vous en assuriez avant le début de cette phase après– vente. Il est évident que cela demande une implication importante.
10.Intéressez-vous aux meilleurs canaux de contact de votre fournisseur et aux meilleurs interlocuteurs de votre équipe. Vous devrez créer une communication fluide, proche et de confiance. Le cas échéant, en parvenant à des accords sur les horaires que vous pourrez combiner pour rendre le processus plus productif et simple. Et n’oubliez pas de réviser l’accord de niveau de service.
Ce qui est exposé ci-dessus n’est qu’un guide utile qui vous aidera dans votre orientation afin que vous réussissiez votre projet de transformation et d’optimisation de l’activité des services de terrain.
Task4work est notre solution FSM, 100 % nuage, capable de couvrir tous vos besoins, d’améliorer le niveau de satisfaction de vos clients et de réduire vos coûts d’exploitation. Et s’il y a une chose dont nous pouvons nous vanter, c’est que notre structure de coûts ne peut être plus transparente. Vous voulez l’essayer ? C’est sans engagement de votre part.