¿Te perdiste la presentación de Task4Work? Pensando en todos aquellos que quisisteis acercaros y no os fue posible, hacemos un repaso de lo más importante de un evento en el que, si algo destacó después de la solución de Field Service Management y de la aportación de Vodafone, fueron las muchas preguntas de los asistentes.
La presentación de Task4Work tuvo lugar el pasado jueves 19 de mayo en las oficinas de Google en Madrid, ubicadas en Torre Picasso. La jornada, que comenzó alrededor de las 10 de la mañana, contó con más de una veintena de asistentes que pudieron conocer de cerca el funcionamiento de la solución para gestión de equipos de trabajo móviles, desarrollada por el equipo de Intelligence Partner.
“Un antes y un después en la operativa de Vodafone”
Tras una presentación breve de Task4Work a cargo de Ignacio Bañó, llegó el turno de la aportación de Vodafone, una experiencia clave para los primeros pasos de esta herramienta.
Cristina Baticón, Manager del Departamento de Mantenimiento de Vodafone España cuyo equipo trabaja diariamente con Task4Work. Su equipo engloba el mantenimiento de primera línea y los dispatchers, y es responsable del trabajo de cerca de 200 técnicos en toda España, que realizan el mantenimiento correctivo y preventivo de la red de Vodafone. A ello hay que añadir los técnicos de subcontratistas, cuya información también está alojada en Task4Work. Esta gran red de trabajadores móviles realizan al cabo del día en torno a 2.500 o 3000 actuaciones, teniendo en cuenta incidencias de clientes y otras tareas. ¿Cómo manejar tal volumen de tareas y de personal para optimizar resultados?
Cuando hace 4 años, Vodafone se decidió a trabajar con la herramienta origen del actual Task4Work, sus objetivos, hoy cumplidos, eran cuatro:
- Optimizar la planificación de las tareas y hacer que los recursos fueran más eficientes.
- Que los técnicos tuvieran muy claras cuáles eran sus tareas y fueran menos dependientes de la central.
- Que los supervisores de cada región vieran en un solo vistazo en sus pantallas en qué punto estaba cada uno de los técnicos con los que trabajan.
- La posibilidad de elaborar informes para entender lo que sucede, desde la medición del tiempo de todas las actividades hasta la resolución de incidencias.
Anteriormente a esta implantación, Vodafone contaba con 35 dispatchers repartidos en toda España. Ahora ese volumen de trabajo se gestiona con 10 de ellos. Según la experiencia de sus responsables Cristina Baticón y Javier Quiles “ha sido un antes y un después en nuestra operativa” y “ha dado flexibilidad tanto a dispatchers como a técnicos”. En cuanto al proceso de implementación, Javier Quiles señaló: “Tengo que agradecer a todo el equipo de Intelligence Partner los fácil que nos lo han puesto todo en la integración”.
Pero, ¿Cómo funciona Task4Work?
Tras la exposición de Vodafone, en el que se respondieron dudas de todo tipo, comenzó la demo de Task4Work, de la mano de Francisco González, que presentó la versión web de la app y la versión móvil, descargable en cualquier tableta o smartphone con los sistemas operativos habituales.
Un recorrido por su menú y funcionalidades, permitió mostrar a los presentes la flexibilidad a la hora de configurar la herramienta dependiendo del perfil de usuario: dispatcher, coordinador, administrador, técnico… incluso la posibilidad de configurarlo todo según tu estructura organizativa (por departamentos, de forma geográfica, por servicio, por producto…) en numerosos campos: alarmas, duración de tareas, idiomas, enlaces, listas de valores, notificaciones, perfiles, fichas de tareas y técnicos, etc.
Si nos ponemos en el papel del dispatcher, por ejemplo, podemos ver el Listado de tareas, de técnicos, las tareas… y todo ello asociado a un código de color dependiendo del estado. Todas las tareas del sistema se controlan también desde un mapa en Google Maps.
Pudimos ver, entre otras cosas, cómo es posible consultar el recorrido que cada técnico ha de hacer para cubrir el trabajo, mostrando la ruta más óptima y teniendo en cuenta el tráfico y el orden en que se le han asignado. Del mismo modo y para determinados usuarios, es posible obtener una vista general de todos los trabajos que hay en ese momento, de quién los está ejecutando y en qué estado están. Todo ello en tiempo real y de la forma más fácil y operativa para los usuarios, sea cual sea su rol.
De cara a las centrales y call centers que reciben los avisos de incidencias, es tan sencillo como asignar las tareas (previamente definidas) a los trabajadores disponibles. Todas las tareas que entran en el sistema desde diversas fuentes se van a asignar a cada una de las unidades organizativas, de forma que se automatiza el trabajo y se aumenta así la productividad.
En Task4Work todo queda registrado para después elaborar informes que nos permitan extraer conclusiones, planificar y mejorar los procesos. Podemos saber desde cuánto se tarda de media en hacer una tarea determinada, hasta el número de incidencias solucionados en un tiempo o lugar concreto, pasando por los motivos de incidencia mayoritarios.
Todo esto y más, con detalle y sobre la pantalla, pudimos verlo en funcionamiento el pasado día 19, no sin antes despedirnos con un cóctel. ¿No pudiste asistir? ¿Tienes una empresa con trabajadores en movilidad y quieres ser el siguiente caso de éxito de Task4Work? Ponte en contacto con nosotros o solicita una prueba gratuita de esta herramienta de Field Service Management para conocer esta solución y mejorar la experiencia de tus clientes mientras aumentas la productividad.
