Vous contentez-vous d’un formulaire standard pour que vos techniciens de terrain recueillent les détails de ses interventions sur les installations du client ? Ou souhaitez-vous aller plus loin ? Poursuivez la lecture et vous découvrirez comment!
Lorsque nos collaborateurs ont effectué une tâche déterminée sur le terrain sur les installations du client, la plupart du temps, nous nous contentons qu’ils remplissent le formulaire standard composée de l’information essentielle de leur activité, avec bien sûr les détails du client et de son installation, ainsi que les travaux réalisés et les pièces qui ont éventuellement été installées lors de l’intervention.
Il est évident que si ces démarches se font au moyen de dispositifs numériques mobiles (normalement un portable ou une tablette), nous aurons fait un grand pas par rapport aux autres entreprises qui utilisent encore des formulaires en papier qui doivent être par la suite retranscrits au bureau par l’employé/technicien ou par le personnel d’administration.
Mais… Et si nous allions plus loin?
Des formulaires connectés qui sont enregistrés en temps réel de manière centralisée
Il s’agit de doter notre personnel de la capacité de compiler les informations pendant l’exécution des tâches de sorte qu’il pourra les mettre à disposition de ses coordinateurs en temps réel. Et, il est clair que si des problèmes de communication surviennent à ce moment-là, ces informations pourront être stockées hors ligne pour être synchronisées avec les bases de données de la centrale de l’entreprise dès que possible.
Les superviseurs disposent d’informations qui peuvent porter sur…
- la demande d’instrumentation ou de pièces de rechange ;
- l’accès aux ressources, bases de données, experts ;
- la proposition d’améliorations pour les clients (et pourquoi pas un travail commercial associé à la visite?) ;
- l’organisation de visites complémentaires, de suivi ou de maintenance préventive.
… Ainsi, les superviseurs pourront mieux coordonner les tâches de toutes les équipes de travail qui seront alors plus productives, en facilitant la fourniture de pièces. Par ailleurs, la satisfaction du client augmentera puisqu’il recevra une attention allant au-delà d’une simple visite, qu’elle soit réactive ou proactive.
Des procédures intelligentes qui automatisent les tâches
Et nous pouvons encore aller plus loin … Nous pouvons doter nos collaborateurs de terrain de formulaires construits de manière à ce qu’ils puissent parvenir à automatiser des tâches, sans avoir besoin de l’intervention d’un coordinateur. En configurant des règles pour associer des actions déterminées selon le type d’intervention, en tenant compte de la spécialité, de la zone de l’intervention ou du contrat établi avec le client, en fonction du SLA/urgence définie. De cette façon, nous aiderons aussi le personnel dans la prise de décisions, en réduisant les temps et les erreurs éventuelles.
Une analyse avancée pour tirer des leçons des expériences et des erreurs
Pour offrir une réponse à toutes ces situations, notre solution Task4work dispose d’un éditeur puissant avec lequel nous pouvons créer différents types de formulaires et les actions associées selon les réponses qui y sont recueillies. L’ensemble de ces informations nous permettra d’effectuer une analyse avancée au moyen du module Task4work Analytics. Grâce à ce travail d’enquête postérieur, nous serons en mesure de capitaliser aussi bien les expériences réelles de travail que les erreurs éventuelles.
Notre solution pour Field Service Management peut vous apporter intelligence, contrôle et rapidité dans la gestion de vos équipes de terrain. Souhaiteriez-vous la connaitre sans engagement de votre part?