¿Eres dispatcher? En ese caso, una de tus tareas clave a la hora de organizar el trabajo de la fuerza de campo es precisamente la adecuada asignación de tareas entre el equipo de trabajo disponible. El SLA del cliente (Contrato de Nivel de Servicio), la proximidad, la especialización del profesional requerido y por supuesto la disponibilidad, son variables que hay que conjugar con inteligencia y sentido común antes de cualquier asignación. En este sentido, las soluciones de Field Service Management como Task4Work, te dan gran parte del trabajo hecho.
La clave está en optimizar los tiempos, sin perjuicio de la necesaria calidad de servicio al cliente. Es cuestión de incrementar al máximo el número de tareas que es capaz de realizar cada técnico, reduciendo los tiempos de resolución. Todo ello mejora la atención al cliente, que es el objetivo final tanto en la captación de clientes nuevos como en su fidelización.
Pero como todos sabemos, por mucho que pretendamos organizar los trabajos al inicio de cada jornada, hay factores externos que también influyen y de los que tenemos que estar pendientes:
- Gestionar clientes con problemas urgentes y llamadas de última hora.
- Esquivar problemas de tráfico, con sistemas de navegación integrados y preparados para ello.
- Tener en cuenta cancelaciones inesperadas de clientes.
- Reaccionar rápidamente para acomodar visitas de servicio cuando otras están durando más de lo estimado.
- Cuadrar la disponibilidad real de los técnicos, con la incidencia de eventuales accidentes laborales y bajas.
Ante todo esto, resulta vital poder recuperar o reducir los minutos de programación perdidos que se van sumando a lo largo del día, manteniendo la eficacia operativa del sistema.
¿Cómo seremos capaces de planificar las tareas y organizarnos para poder reaccionar en el último minuto?
Tres modalidades complementarias: asistida, manual y automática
Está claro que conforme crece el negocio, se hace imprescindible el apoyo en herramientas informáticas especializadas en servicios de campo para poder abordar esta importantísima tarea. Atrás quedaron los cuadernos, las hojas de Excel con tablas vinculadas y cuadrantes más o menos elaborados, y nuestra capacidad de memoria.
Conscientes de esta necesidad, nuestra herramienta de Field Service Management, Task4Work dispone de tres modalidades de asignación de tareas, además de un entorno de trabajo fácil de aprender y super-ágil, que se apoya en funciones de arrastrar y soltar (drag&drop) para que la usabilidad sea la óptima.
- Asignación asistida: El dispatcher puede establecer ciertos criterios para asignación de tareas (disponibilidad, turno de trabajo, conocimientos técnicos o segmentación), y la herramienta sugerirá los técnicos más adecuados, ordenados por proximidad geográfica y tiempo de desplazamiento.
- Asignación Manual: Simplemente arrastrando y soltando, se puede maximizar la productividad de los trabajadores asignándoles fácilmente tareas, con cálculo en tiempo real de los tiempos de desplazamiento, visualización de rutas y modificando dichas rutas para optimizar tiempos.
- Asignación Automática: Dispone de un motor de asignación con reglas que se pueden adaptar a cada negocio, de tal forma que los dispatchers puedan dedicarse a labores que realmente aporten valor añadido.
Todo ello reduce los procesos de asignación lentos y de baja calidad, que sin duda repercutirían negativamente en tu negocio.
Una programación inteligente aumenta la productividad y reduce los costes
Estos son algunos de los beneficios derivados del empleo de tecnologías inteligentes de programación de tareas, disponibles en Task4Work:
- Mejora la precisión en la gestión de las citas, con el consiguiente cumplimiento de los SLA.
- Control en tiempo real de la actividad de la organización. Trabajos en curso y pendientes, así como de disponibilidad de los trabajadores.
- Herramientas de programación de técnicos, piezas y activos.
- Programación segmentada del trabajo (partes, equipos, colaboradores).
- Disponibilidad de información y recogida de datos en tiempo real mediante dispositivos móviles para los técnicos.
- Geoposicionamiento, para visibilidad tanto del próximo trabajo como el resto de tareas asignadas.
- Automatización de asignación de formularios a tareas mediante programación.
- Optimización de la programación basada en Inteligencia Artificial (IA)
- Seguimiento e informes de información con cumplimiento y rendimiento del cronograma, que se pueden explotar mediante herramientas de Business Intelligence.
Con Task4Work, los dispatchers pueden emplear herramientas analíticas, así como obtener informes para evaluar el desempeño y hacer los ajustes necesarios, tomando las mejores decisiones en tiempo real.
Si te interesa conocer con mayor nivel de detalle y probar sin compromiso Task4work, nuestra solución nativa cloud que no precisa de infraestructuras propias para su rápida puesta en marcha, contacta con nosotros y podrás ver cómo puede contribuir a mejorar la rentabilidad de tu negocio.
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