Vous n’avez pas pu assister à la présentation de Task4Work ? Pour tous ceux qui n’ont pas pu s’y rendre, nous vous proposons un résumé des points essentiels de l’évènement. Suite à la présentation de notre solution de Gestion des équipes sur le terrain et l’intervention de Vodafone, de nombreuses questions ont été posées par les participants.
La première présentation de Task4Work s’est tenue le jeudi 19 mai 2016 à la Tour Picasso de Google à Madrid. L’évènement a réuni plus d’une vingtaine de personnes qui ont pu ainsi découvrir les fonctionnalités de la solution développée par Intelligence Partner
Task4Work : « Un avant et un après dans le mode opératoire de Vodafone ».
La présentation de Task4Work réalisée par Ignacio Bañó a été suivie par le retour d’expérience de Vodafone, premier client de la solution.
Cristina Baticón, responsable du département maintenance de Vodafone Espagne, dirige une équipe qui travaille au quotidien avec Task4Work. Le département prend en charge la maintenance de première ligne et coordonne les interventions sur le terrain. Il est également responsable du travail d’environ 200 techniciens dans toute l’Espagne, qui réalisent la maintenance corrective et préventive du réseau Vodafone. Les données relatives aux techniciens des sous-traitants sont également disponibles dans Task4Work. Ce grand réseau de techniciens effectue entre 2 500 et 3 000 interventions par jour.
Comment gérer un tel volume de missions et de collaborateurs ?
Il y a quatre ans, lorsque Vodafone a décidé de travailler avec l’outil Task4Work, ses objectifs – aujourd’hui atteints – étaient au nombre de quatre :
- Optimiser la planification des interventions sur le terrain et améliorer les temps de réalisation
- Rendre les missions des techniciens plus claires afin qu’ils soient moins dépendants de la centrale
- Permettre aux superviseurs de chaque région de visualiser en temps réel les sites d’intervention et la localisation de chacun des techniciens de leur équipe
- Produire des rapports d’activité, permettant de rendre compte du temps nécessaire pour la réalisation des interventions et la résolution des incidents.
Avant cette organisation, Vodafone comptait 35 coordinateurs répartis dans toute l’Espagne. Aujourd’hui, ce même volume de travail est géré par 10 coordinateurs. Selon l’expérience de ses responsables Cristina Baticón et Javier Quiles, « il y a eu un avant et un après dans notre mode opératoire » et « cela a apporté de la souplesse aux coordinateurs et aux techniciens ». Javier Quiles conclut son témoignage sur le processus de mise en œuvre : « Je tiens à remercier toute l’équipe d’Intelligence Partner qui a rendu l’intégration plus simple ».
Comment fonctionne Task4Work ?
Suite au retour d’expérience de Vodafone, Francisco González a débuté la démonstration de Task4Work. Il a présenté les versions web et mobile de la solution. L’application mobile est téléchargeable sur tout type de tablette ou Smartphone.
La présentation du menu et des fonctionnalités a permis de montrer aux participants la flexibilité de l’outil, notamment en ce qui concerne la configuration des profils utilisateurs (coordinateur, administrateur, technicien…) et de la structure organisationnelle (par départements, géographique, par services, par produits, etc.), et ce dans divers domaines : alarmes, durée des tâches, langues, liens, listes de valeurs, notifications, profils, fiches d’interventions et techniciens, etc.
Par exemple, un coordinateur peut accéder à la liste des interventions et à la liste des collaborateurs sur le terrain, associé à un code couleur dépendant de l’état d’avancement de l’intervention. Toutes les tâches se visualisent et se contrôlent facilement sur une carte Google Maps.
Nous avons également vu qu’il est possible de consulter l’itinéraire que doit effectuer chaque employé pour accomplir son travail, en affichant le trajet optimal tout en tenant compte de la circulation et l’ordre dans lequel ses missions lui ont été assignées. De même, pour des utilisateurs désignés, il est possible d’obtenir une vue générale des interventions en cours en temps réel (le technicien qui les exécute ainsi que le stade d’avancement).
Les affectations des interventions par les centrales d’appel, qui reçoivent les notifications d’incidents, sont également simplifiées. Toutes les demandes de missions qui entrent dans le système depuis différentes sources sont assignées à chacune des équipes sur le terrain, afin d’automatiser les processus.
Task4Work permet de générer des rapports pour optimiser la planification des interventions et améliorer les prises de décision. Ces rapports permettent de regrouper des informations pertinentes : temps moyen nécessaire pour réaliser une intervention, nombre d’incidents solutionnés en un temps ou lieu donné, motifs d’incident majoritaires, etc.
Une démonstration a permis de démontrer tous ces points, le 19 mai dernier, lors de la clôture de l’événement.
Vous n’avez pas pu venir ? Vous avez une entreprise avec des équipes sur le terrain et vous souhaitez être le prochain cas de réussite de Task4Work ? Contactez-nous ou demandez un essai de Task4Work.